Главная » Рост » Сбис соглашение с пфр об электронном документообороте. Соглашение об электронном документообороте с ПФР. Выбор оператора ЭДО

Сбис соглашение с пфр об электронном документообороте. Соглашение об электронном документообороте с ПФР. Выбор оператора ЭДО

В данной статье речь у нас пойдет о соглашении с пфр об электронном документообороте. Мы расскажем вам, в каких случаях заключаются подобные соглашения, с какими целями оформляется данный документ, какие есть тонкости и нюансы создания соглашения с пфр. Помимо всего прочего у вас будет возможность в конце статьи скачать образец соглашения о подключении к электронному документообороту пфр, чтобы вы могли наглядно убедиться в грамотном и корректном заполнении формы. Но сначала мы разберемся в базовых понятиях, которые помогут нам выстроить канву повествования логичной и полной.

Соглашение с пфр об электронном документообороте

Для начала разберем все непонятные понятия нашего вопроса. Что такое пфр? ПФР - это пенсионный фонд Российской Федерации. Зачем нужно данное соглашение об электронном документообороте? Если вы, скажем, открыли свою компанию, то будьте готовы к тому, что вам нужно будет контактировать со множеством сторонних организаций и структур. В число ваших постоянных контактов обязательно войдет пенсионный фонд Российской Федерации. Соглашение с пфр об электронном документообороте нужно для того, чтобы вы могли официально обмениваться данными с этой структурой через электронные средства обмена информацией. В чем плюсы такого перехода на электронный документооборот? Прежде всего, в экономии денег, времени и сил. Ни для кого не секрет, что бумажная волокита утомляет, причем утомляет очень сильно. Электронный документооборот облегчит эту нелегкую ношу и улучшит коммуникации с пенсионным фондом Российской Федерации.

Где получить бланк соглашения с пфр на электронный документооборот?

Чтобы получить бланк соглашения об электронном документообороте, вам нужно просто зайти в пфр, которое курирует область или город, где вы проживаете. Если нет возможности сходить в пенсионный фонд, то скачайте бланк соглашения с пфр об электронном документообороте с официального сайта этого учреждения. Соглашения создаются в количестве двух штук, ибо один экземпляр остается у сотрудников Пенсионного фонда Российской Федерации, а другой — у написавшего заявление. Кстати, оба написанных экземпляра соглашения должны быть заверены и подписаны сотрудниками пфр.

Составление соглашения с пфр об электронном документообороте

Итак, давайте теперь подробнее остановимся непосредственно на заполнении соглашения с пенсионным фондом Российской федерации об электронном документообороте. Сразу оговоримся, что неправильно написанное соглашение сотрудники пфр у вас просто не примут, поэтому особенно важно все сделать правильно сразу, ведь это сэкономит вам время и нервы. Для этого мы рекомендуем вам скачать образец соглашения с пфр об электронном документообороте, который располагается в самом конце нашей статьи.

Наиболее популярная ошибка в составлении заявления об электронном документообороте с пфр является халатное и неточное предоставление реквизитов своей компании

Отнеситесь к этому внимательно и скрупулезно. Если возникают какие-либо туманности и непонятные моменты в соглашении, то смело обращайтесь к сотрудникам пенсионного фонда Российской Федерации. У вас есть такая возможность, ведь оба экземпляра заявления вам нужно будет отнести в пфр.

В соглашении об электронном документообороте обязательно укажите реквизиты, наименование и контактную информацию, которая касается отделения пенсионного фонда Российской Федерации, в который вы обращаетесь. Следует прописать и все данные страхователя. Если у вас нет на руках этой информации, то вы можете её получить в местном отделе пфр. В том случае, когда страхователь - это сотрудник компании, на имя которой пишется соглашение, то здесь мы даем полную информационную выкладку об организации.

Если мы внимательно прочитаем бланк соглашения с пфр об электронном документообороте, то увидим там следующие условия: с подписанием этой бумаги вы можете рассчитывать на обмен информацией с пенсионным фондом Российской Федерации посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. Но есть одно условие: вам нужно иметь ЭЦП. Что такое эцп? Эцп сокращенно называют электронную цифровую подпись. То есть это та форма, которая в электронном документообороте заменяет «бумажную». Сразу предупредим, что электронную цифровую подпись для своей компании лучше сделать сразу после открытия, ибо она в дальнейшем может заметно облегчить жизнь своим сотрудникам.

Но, как и все хорошее в этом мире, это средство не является бесплатной опцией. В среднем за создание электронной цифровой подписи специалисты берут тысяч шесть или семь рублей. Естественно, стоимость может отличаться, в зависимости от региона проживания, а также в зависимости от финансовой ситуации в стране.

Многие спрашивают, а является ли электронный документооборот безопасным способом обмена информации? Вопрос понятен, ведь изнанку своих финансовых дел не хочет показывать ни одна компания, будь то крупный торговый концерн или будь то пивной ларек. По закону, вся информация, все данные, которые передаются в виде электронного документооборота между какой-либо компанией и пенсионным фондом Российской Федерации не подлежит передаче третьим лицам. То есть, говоря простыми словами, пфр не имеют права разглашать в каком-либо виде ваши передаваемые данные.

Особенности соглашения с пфр об электронном документообороте

Теперь разберем несколько нюансов, которые касаются электронного документооборота между компанией и пфр:

Цифровые данные могут быть посланы посредством электронных средств связи только от компании или от пенсионного фонда Российской Федерации
Данные, которые передаются в виде текстовых файлов, не могут меняться и исправляться в процессе передачи
Электронная цифровая подпись является гарантом правильности и корректности вводимых данных
Адресат, которому отправляются данные, обязан составить некий документ, в котором будет отражен факт приема информации. Обычно этим документом является квитанция

Для того чтобы иметь возможность направлять в Пенсионный фонд России электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (2019). Для этого необходимо заполнить и направить в Фонд заявление о подключении к электронному документообороту. ПФР дает возможность отчитываться работодателям через аккредитованный удостоверяющий центр или через уполномоченных представителей. Но и в том, и в другом случаях начинать надо именно с заявления; как правильно заполнить его, мы сейчас расскажем.

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Выбор оператора ЭДО

Для удобства страхователей ПФР на своем официальном сайте приводит данные аккредитованных организаций , которые предоставляют страхователям услуги по ЭДО с ПФР. Выбрать оператора для работы желательно из этого списка. Он постоянно пополняется и обновляется. В таблице приведены:

наименование организации;
технология, на которой она работает;
контактная информация (адрес, номер телефона и электронная почта).

Если организация-работодатель планирует работать с уполномоченным представителем, ей необходимо удостовериться, что он работает на согласованном с ПФР ПО.

Как правильно заполнить заявление на ЭДО

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

наименование, ИНН и ОГРН организации;
ее юридический и фактический адрес;
регистрационный номер в системе ПФР;
банковские реквизиты;
среднесписочную численность работников;
данные оператора связи;
другую необходимую информацию.

Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:

После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.

Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.

Сейчас электронный документооборот используется Пенсионныйм фондом повсеместно, уверенно вытесняя иные формы подачи квартальной отчетности о начислении и уплате страховых платежей. О предпочтительности использования телекоммуникационных технологий для этих целей свидетельствуют два факта:

субъекты хозяйственной деятельности, использующие наемный труд более 25 работников, обязаны ввести ЭД в отношениях с ПФ;
возможность вернуться к традиционной бумажной документации не предоставляется даже ИП или малым компаниям, которые однажды перешли на систему бесконтактного документооборота.

Преимущества ЭД с органами пенсионного страхования

Электронный документооборот с ПФР:

позволяет сдавать отчетность по местонахождению работодателя в любое удобное время суток, в том числе в нерабочие дни и часы;
избавляет бухгалтера от необходимости посещения территориального органа ПФ и освобождает время для других дел;
обеспечивает подлинность и конфиденциальность переданной информации;
гарантирует безопасность и безошибочность регистрации в фонде потока исходящих документов предприятия;
дает возможность исправлять допущенные ошибки, обнаруженные сотрудниками Пенсионного фонда в переданных ведомостях непосредственно с рабочего места страхователя, при необходимости – неоднократно за один день;
предоставляет данные о результатах приема отчетности в электронной форме;
открывает перспективы создания в учреждении копий сданных отчетов и полученных от ПФР ответов.

Программное обеспечение перехода на ЭД

Подключение к электронному документообороту с ПФР требует наличия:

возможности формирования отчетов соответственно образцам и формам;
сертифицированного ФСБ программного продукта с возможностью использования электронной цифровой подписи и ее шифрования с помощью криптографических ключей.

Для его получения следует обратиться к специализированному учреждению.

Сегодня рынок наполнен предложениями компаний, предоставляющих услуги:

заверяющего центра по разработке и поддерживанию сертификатов ключей электронной цифровой подписи в системе ЭД ПФ;
установки и обслуживания программного обеспечения передачи сведений бесконтактным способом, позволяющим подавать отчетность не только в ПФР, но и в другие контролирующие инстанции: ФНС, внебюджетные фонды, Росстат.

Другие меры перехода к электронной отчетности

Для начала необходимо провести следующие организационные действия:

назначение ответственного за использование системы лица;
предупреждение несанкционированного доступа: оборудование рабочего места, установление надежного места хранения магнитных носителей криптографических ключей, размещение копий электронных архивов;
согласование возможности перехода на ЭД с территориальным органом Пенсионного фонда;
осуществление тестовой отправки ведомостей в территориальный орган ПФР после установки системы ЭД специализированной организацией.

Документальное оформление

Документы для подключения к электронному документообороту ПФР потребуются такие:

соглашение с ПФР о применении ЭД по телекоммуникационным каналам связи;
абонентский договор о предоставлении услуг защищенного ЭД с ПФ (как вариант – сразу со всеми контролирующими органами) через открытие доступа к системе подачи электронной отчетности;
договор об оказании услуг удостоверяющего центра.

Форма договора с ПФ стандартна. Ее можно скачать на официальном сайте его территориального органа. Названные договоры со специализированной организацией по своей юридической природе являются договорами присоединения.

Соответственно, они не предполагают возможности внесения клиентом правок. Они могут быть объединены в одно комплексное соглашение.

Приступая к работе: строк подачи отчета

ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:

по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.

Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.

Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.

Организациям и предпринимателям, которые сдают отчетность в электронном виде , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не платить штрафы за просрочку.

Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.

Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:

осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.

Чтобы отчитываться в пенсионный фонд через интернет, заключите с ПФР соглашение. Без него фонд не примет отчётность в электронном виде.

Как оформить соглашение с ПФР

Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
— — в двух экземплярах.
— — в одном экземпляре.
Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.

Как заполнить заявление

Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».

Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.

Сведения об операторе и СКЗИ:

— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.

— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.

Если вы в Санкт-Петербурге или Ленинградской области

Формы документов для этих регионов отличаются об общих:

Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах
Заявление о подключении к электронному документообороту — в двух экземплярах

Если вы в Новгородской области

Скачайте и заполните соглашение:
— Соглашение для ИП
— Соглашение для ООО
Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Если вы в Челябинской области

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя . После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Ханты-Мансийском автономном округе

В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
Отправьте в ПФР письмо с любым содержанием через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение. Если инспектор попросит номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010.
Не забудьте указать данные настоящие номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Для электронного документооборота с ПФР нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте. Образец можно бесплатно скачать по прямой ссылке на странице

Электронный документооборот c ПФР - будущее правоотношений во всех сферах общества в Москве и других мегаполисах страны. Хождение по инстанциям с горой тяжеленной бумаги, бюрократические цепочки, очереди ушли в прошлый век. Простота документооборота онлайн вытесняет устоявшиеся традиции и позволяет производить функции быстрее и эффективнее. Удобство заключается в отсутствии необходимости посещать лично отделение ПФР. Абонентам для сдачи отчетности в электронном виде нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте по месту регистрации предприятия. Образец заявления и соглашения в ПФР о электронной взаимной работе можно бесплатно скачать на странице по прямым ссылкам.

Наиболее популярно об электронном документообороте можно ознакомиться в нормативных актах, перечисленных в предмете соглашения. Российская практика внедрения новинок в делопроизводстве требует от ее участников первично посещать организацию с целью просвещения дальнейшей работы с программами. Дальнейшая удаленная возможность обмениваться документацией с государственным учреждением онлайн, позволит сэкономить гораздо больше времени, нервов и бумажных носителей.

Обязательные пункты соглашения с пфр об электронном документообороте

Название документа, номер, дата и место его составления;
Предмет контракта с подробным толкованием функционирования процесса между сторонами;
Технические условия и порядок обмена информацией;
Права и обязанности, ответственность сторон, срок действия договора и иные условия;
Внизу традиционно участники визируют договор подписями и печатями.

Порядок предоставления электронной отчетности:
- Формируются файлы установленного формата;
- Далее программа ПФР проверяет правильность их формирования;
- При наличии ошибок, требуется произвести корректировки;
- Происходит обязательная проверка на вирусы;
- Затем отчеты подписываются уполномоченным лицом с помощью ЭЦП и отправляются в ПФР;
- Орган ПФР отправляет ответное подтверждение о получении;
- При отрицательном результате приема, абонент получает уведомление об отказе с обоснованием причин;
- В результате требуется новая подача документов;
- Если к пакету документов вопросов нет, они принимаются и сохраняются, о чем отправляется извещение;
- Все сбои возникающие в работе электронного документооборота, регулируются законодательством об электронном документообороте и соглашением, заключенным между сторонами.

Нарушение сроков (разумеется после выяснения причин) влечет наступление ответственности, предусмотренной законодательством. Лучше всего начинать действия по сдаче материалов заблаговременно, а не в последний день и исключить риски наступления штрафных санкций.