Главная » Программы » Регистрация исправленных счетов фактур в журнале. Электронный учет счетов-фактур. Наименование вида операции

Регистрация исправленных счетов фактур в журнале. Электронный учет счетов-фактур. Наименование вида операции

– особенная разновидность отчетности, необходимая для некоторых организаций. Он должен вестись по установленному порядку и периодически предоставляться в надзорные органы.

ФАЙЛЫ

Кто обязан заполнять документ

До недавних пор данный документ обязаны были вести все компании, работающие с НДС. С 2016 года это требование по отношению к ним было отменено, т.к. сведения, вносимые в журнал, дублируются в книге покупок и продаж.

А вот предприятия, занимающиеся посредничеством в сфере сбыта товаров, предоставления услуг и производства работ, застройщики, нанимающие подрядчиков, а также организации, работающие в области транспортных перевозок и привлекающие к своей деятельности сторонних экспедиторов, этот журнал вести должны.

При этом то, по какой налоговой схеме (общей, «упрощенке» или «вмененке») работает то или иное предприятие – значения не имеет.

Зачем нужен журнал

Данный документ можно отнести к методам контроля за теми организациями, которые не предоставляют в налоговые инспекции декларации по налогу (по причине освобождения в соответствии с законом, или отсутствия таковой обязанности в принципе).

Исходя из взятых из учетного журнала данных, налоговики проверяют, сходится ли НДС, указанный посредниками при сбыте товарно-материальных ценностей, суммам налога, принимаемым приобретателями этих ТМЦ к вычету. И точно также в обратном направлении: соответствуют ли размеры вычетов, указанные комитентами по купленным ТМЦ, НДС, начисленному продавцами этих товаров к налоговым выплатам.

Журнал ведется поквартально и отражает информацию о счетах-фактурах, выставленных в трехмесячный период отчета.

Куда отдавать документ

Журнал учета счетов-фактур необходимо сдавать в территориальное налоговое отделение по месту регистрации предприятия.

После получения журнала налоговики проводят его анализ, и по результатам проверки могут попросить письменных пояснений по поводу неясных моментов, а также затребовать дополнительные документы, в том числе спорные счета-фактуры, первичные бумаги и пр.

Периодичность предоставления журнала – один раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за периодом отчета (при этом если крайняя дата выпадает на выходной, то конечный срок отправки журнала переносится на ближайший понедельник или другой рабочий день).

Как передавать журнал и что будет, если не сдать

По закону журнал допускается вести в бумажном виде и на компьютере.

Обратите внимание! В налоговые органы на сегодняшний день предусмотрена только электронная сдача журнала, через компанию – спецоператора электронной системы документооборота, при этом использоваться должны только официально утвержденные форматы документа.

Если организация не предоставит вовремя заполненный бланк, она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа (до 10 000 рублей), также штраф может быть наложен на ответственных должностных сотрудников (директора и главного бухгалтера).

Особенности документа и образец журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур имеет унифицированную, обязательную к использованию форму, утвержденную на законодательном уровне. Функция по заполнению журнала обычно возлагается на специалиста отдела бухгалтерии.

Данный документ состоит из стандартной «шапки» и двух разделов.

Заполнение первой страницы формы

В «шапку» вносится:

наименование организации;
ее ИНН, КПП;
квартал, за который сдается отчетность по счетам-фактурам.

Некоторые организации – банковские, кредитные учреждения, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, ПИФы и т.д.- заполняют только этот отрезок журнала. При этом если выдача счетов-фактур вообще не производилась, данный раздел можно оставлять незаполненным.

Информация в первую часть вписывается, исходя из даты выставления каждого счета-фактуры, по хронологии. При этом учитываются все бланки, в том числе корректировочные и исправленные, вне зависимости от того, оформлены они в печатном виде (в компьютере) или в «живом».

После формирования счета-фактуры в журнал следует внести:

дату, код выполненной операции, число-месяц-год и номер заполнения бланка;
при необходимости реквизиты всех правленых и корректировочных документов;
название покупателя, его ИНН, КПП;
информацию о посреднической деятельности;
денежную единицу, в которой осуществляется платеж по счету-фактуре;
размер стоимости товарно-материальных ценностей, услуг, работ, в том числе НДС;
данные о разнице с корректировочными документами (если таковые были).

Заполнение второй страницы формы

Вторая часть документа отведена под информацию о полученных счетах-фактурах. Данные сюда включаются также строго по порядку, вне зависимости от того, в какой форме они пришли – в бумажной или электронной. Сведения сюда вносятся аналогично первому разделу.

После окончания журнала

После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.

Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной .

Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.

Фирмы и ИП, применяющие во время работы НДС, должны непременно выставлять контрагентам счета-фактуры, которые позволяют грамотно определить, какой НДС может использоваться для вычета. Эти документы должны правильно составляться и своевременно учитываться, для чего сведения о них заносятся в специальный журнал.

Важно! Счета-фактуры выступают основанием, чтобы предъявить НДС к вычетам, поэтому непременно они постоянно требуются для отправки в ФНС, на основании чего осуществляются проверки.

Если выявляются работниками ФНС какие-либо ошибки или недочеты, то не получится для налогоплательщика возместить НДС.

Документы, которые были выданы или получены компаниями или ИП, непременно фиксируются в специальном журнале учета, а также в . Журнал учета выступает в качестве специального регистра, поэтому не допускается, чтобы в нем были какие-либо ошибки или недочеты.

В ПП №1137 прописывается дата и основания введения данного журнала, причем он предназначается для фиксации счетов-фактур, которые выдаются покупателям и иным контрагентам, а также документов, которые были получены компанией от разных партнеров.

Структура данного документа представлена двумя частями, причем первая предназначается для счетов-фактур, которые были выставлены другим лицам, а вторая фиксирует полученные документы.

Какие предусмотрены правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – смотрите в этом видео:

Кем и когда заполняется журнал, когда сдается

Все фирмы, которые являются плательщиками НДС, обладают обязанностью вести данный журнал. При этом неважно, применяются ли во время их работы налогооблагаемые операции или нет.

В 2017 году было введено особое изменение, по которому не все плательщики НДС обязаны вести этот специфический журнал. Отменяется эта надобность для многих компаний и частников, но исключением выступают застройщики, посреднические организации и экспедиторы.

Важно! Не требуется регистрировать за вознаграждения, которые перечисляются при исполнении агентских договоров, контрактов комиссии и актов, составляемых в отношении транспортных экспедиций.

Правильно составленный журнал со всеми зарегистрированными счетами, должен сдаваться в отделение ФНС до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, что указывается в ст. 174 НК. Сдавать его допускается как в письменном виде, так и в электронном.

Какие документы подлежат обязательной регистрации

Регистрируются как поступающие, так и выдающиеся счета. При этом учитываются особенности:

Первая часть журнала предназначается для выставленных документов. Они непременно вносятся в хронологическом порядке, а ориентироваться надо на ту дату, когда был сделан или выставлен счет.
Вторая часть содержит все полученные бланки. Они так же фиксируются в хронологическом порядке, для чего учитываются даты их получения компанией.

Непременно прописываются в документе счета, которые формируются застройщиками, разными посредническими компаниями или фирмами, занимающимися экспедиторской работой.

Форма, структура и бланки журнала учета

Для ведения журнала применяется специальная форма, которая была создана на основании ПП №1137. Его структура считается достаточно простой, так как он состоит из двух частей:

1 часть, в которой учитываются выданные документы;
2 часть, предназначенная для учета всех полученных документов.

Некоторые организации обязаны вписывать в этот журнал исключительно выставленные счета-фактуры. К ним относятся:

налоговые агенты, которым не требуется уплачивать НДС. вы узнаете, какие права и обязанности у налоговых агентов и налогоплательщиков;
банковские и страховые компании;
многочисленные НПФ;
разные биржи или фирмы, занимающиеся организацией торговой деятельности;
профессиональные трейдеры, работающие на рынках ценных бумаг. Что такое именная ценная бумага и в чем ее ключевые особенности – узнайте ;
компании, занимающиеся клирингом;
ПИФы.

Образец заполнения учетного журнала. Фото: www.glavbukh.ru

Важно! Допускается не заполнять вышеуказанным компаниям журнал, если за квартал не было выставлено ни одного счета-фактуры.

В ПП №1137 четко прописывается, что заполнять документ надо за каждый квартал. Взять образец можно на разных сайтах в интернете, а также допускается запросить его в отделении ФНС.

Правила составления журнала

К основным правилам формирования данного документа относится:

первая часть предназначается для выставленных документов;
вторая применяется для фиксации полученных актов;
непременно в первой части надо прописывать счета, выставленные за продажу продукции или передачу ее безвозмездно, за авансовые платежи, поступившие от покупателей и связанные с продажей товаров, например штрафы;
в первую часть вносятся счета, выставляемые за возврат товаров, которые уже были поставлены на учет, на СМР на продукцию или для личного применения;
дополнительно в первый раздел входят счета, сделанные налоговыми агентами или появляющиеся во время приобретения товаров у иностранных организаций, а также образующихся при аренде разных объектов, принадлежащих государству или муниципальным властям;
во второй раздел вносятся сведения о счетах-фактурах, которые были получены во время возврата товаров и по купленным товарам и продукции;
во время заполнения второго раздела не надо указывать счета, выписанные самой компанией или представленные корректировочными бланками, которые формируются во время предоставления различных скидок;
дополнительно не надо заносить во вторую часть журнала счета, выписываемые налоговым агентом или являющиеся авансовыми счетами продавцов;
не требуется отражать данные в журнале о разных таможенных декларациях, платежках при возврате товаров или о БСО, а также о бухгалтерских справках.

Во время заполнения документа учитывается правильная последовательность действий:

когда производится выставление счета-фактуры, присваивается этому документу определенный номер в зависимости от очередности, имеющейся в журнале;
в шапке документа вносятся данные о счете-фактуре;
экземпляр данной бумаги подшивается в журнале;
если надо начислить определенную сумму, то непременно информация дополнительно заносится в Книгу продаж.

Важно! Во время ведения данного документа надо придерживаться конкретной хронологии, а также сведения у контрагентов должны совпадать.

Как не допустить ошибок в процессе ведения документа

Чтобы не допустить ошибки в этом важном документе, учитываются особенности его ведения:

он требуется только в случае, если компания выступает посредником, обладающим обязанностью работать с НДС;
ежеквартально оформляются и передаются данные журналы в ФНС;
желательно вести журнал в электронном виде;
записи делаются в хронологическом порядке;
во время процесса надо учитывать правила, которые прописываются в ПП №1137;
проверке должны подвергаться прописывающиеся коды операций;
после каждого квартала журнал заверяется руководителем фирмы.

Бланк журнала учета счетов-фактур.

При выявлении нестыковок работниками ФНС велика вероятность, что к фирме будут применены разные меры наказания, а также не будет возвращен ранее уплаченный НДС.

Сколько хранится журнал

Правильно составленный документ должен храниться на предприятии не меньше 4 лет. Начинается этот срок с того дня, когда в него была внесена последняя запись.

Заключение

Таким образом, каждая компания, которая работает с созданием счетов-фактур, непременно должна вести журнал учета данных документов. Он состоит из двух крупных разделов, а также формируется по специальной форме, установленной законодательно.

От правильности ведения и заполнения документа зависит возможность возвращения НДС, уплаченного ранее.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур – смотрите в этом видео:

Новые формы журналов учета счетов-фактур, книг покупок и продаж выглядят на первый взгляд довольно просто, ведь появились всего лишь новые графы. Но если начать их заполнять, то становится понятно: большая часть айсберга под водой. А айсберг этот– корректировочный счет-фактура.

С 1 октября 2011 года вступил в силу пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса о выставлении корректировочного счета-фактуры. А 26 декабря 2011 года появилось «О формах и Правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее - Постановление № 1137). С этого момента утратил силу ранее применявшийся порядок ведения документов по налогу на добавленную стоимость, который был утвержден в 2000 году постановлением № 914.

Постановлением № 1137 утверждены .

С датой вступления в силу Постановления возникла неразбериха. Фактически оно вступило в силу с 30 января 2012 года. У практикующих бухгалтеров возник вопрос: с какого же времени нужно применять новые правила – с нового года или с нового налогового периода по НДС, то есть со II квартала 2012 года? Разъяснения на этот счет появились незамедлительно, уже 31 января 2012 года вышло , где и разъяснен порядок применения нового постановления.

Минфин разрешил предприятиям до начала очередного налогового периода, то есть до 1 апреля 2012 года, заполнять либо новые, либо старые формы. Вы можете все делать как раньше, и это не будет препятствием для получения вычета по налогу на добавленную стоимость.

Применение новых форм неминуемо, так что все же придется их изучать и привыкать к ним заранее.

Журнал учета счетов-фактур

Требование вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур установлено пунктом 3 статьи 169 Налогового кодекса. Раньше не было какой-либо утвержденной формы этого документа и бухгалтеры разрабатывали ее самостоятельно.

С появлением Постановления № 1137 и вступлением его в силу всем придется вести журнал учета счетов-фактур по утвержденной форме (Приложение № 3 к Постановлению № 1137).

Он может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Как и раньше, в журнале необходимо отражать в хронологической последовательности все счета-фактуры, в том числе исправленные и корректировочные, вне зависимости от того, на каком носителе они составлены: на бумаге или в электронном формате.

По истечении налогового периода, до 20-го числа следующего месяца, журнал на бумажном носителе нужно заверить личной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица, например, главного бухгалтера), прошнуровать, а его страницы пронумеровать и скрепить печатью организации.

Журнал, составленный в электронном виде, заверяется электронной цифровой подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Это нужно сделать, только когда он представляется в налоговый орган.

Организация, работающая через свои обособленные подразделения, ведет журнал в целом по организации.

Журнал учета счетов-фактур нужно хранить не менее четырех полных лет с даты последней записи.

Журнал состоит из двух частей: первая – «Выставленные счета-фактуры», вторая – «Полученные счета-фактуры».

Каждая из частей состоит из 19 граф, где отражается следующая информация:

порядковый номер записи;
дата выставления или дата получения счета-фактуры (в том числе корректировочного);
код способа выставления;
код вида операции;
номер счета-фактуры;
дата составления счета-фактуры;
номер корректировочного счета-фактуры;
дата составления корректировочного счета-фактуры;
номер исправления счета-фактуры (в том числе корректировочного);
дата исправления счета-фактуры (в том числе корректировочного);
наименование покупателя реализуемых товаров, работ, услуг или продавца приобретаемых товаров, работ и услуг;
ИНН и КПП покупателя реализуемых товаров, работ, услуг или продавца приобретаемых товаров, работ, услуг;
наименование и код валюты;
стоимость товаров, работ, услуг по счету-фактуре, включая НДС;
сумма НДС по счету-фактуре;
разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре;
разница НДС по корректировочному счету-фактуре.

В целом при заполнении журнала трудностей у бухгалтеров возникнуть не должно. Но стоит обратить внимание на графы 3 «Код способа выставления» и 4 «Код вида операции».

Это интересно

Если в налоговом периоде не было выставлено (получено) ни одного счета-фактуры, то в журнале учета заполняются только сведения о самом налогоплательщике (наименование, ИНН, КПП), а также о налоговом периоде, за который ведется журнал.

В графе 3 нужно писать цифру «1», если регистрируемый счет-фактура составлен на бумажном носителе. Цифру «2» нужно вписать, если регистрируется электронный счет-фактура.

Чтобы заполнить графу 4 кода вида операции, бухгалтерам необходимо будет обратиться к специальному перечню. В пункте 3 Постановления № 1137 указано, что федеральный орган исполнительной власти должен утвердить коды видов операций, необходимые для ведения журнала учета счетов-фактур. В настоящее время соответствующий приказ не издан. В связи с этим ФНС России рекомендует использовать коды видов операций, указанные в приложении к (см. таблицу).

Электронный счет-фактура регистрируется по-особенному

В части 1 журнала нельзя зарегистрировать счета-фактуры, по которым от покупателя нет извещения о получении, даже если получено подтверждение от оператора электронного документооборота.

Графы 2 и 6: особое внимание

В части 1 журнала есть графа 2 «Дата выставления» и графа 6 «Дата составления счета-фактуры». В графе 2 пишется фактическая дата составления, указанная в строке 1 счета-фактуры.

Что касается графы 6, то порядок ее заполнения определен только для электронных счетов-фактур. В этой графе указывается дата поступления файла счета-фактуры, отраженная в подтверждении специализированного оператора, но только при наличии извещения о получении от покупателя. Поскольку без извещения счет-фактура не регистрируется вовсе. При этом даты в подтверждении и извещении могут быть разными. Когда же счет-фактура оформляется, но не выставляется, эта графа не заполняется (например, при получении сумм, связанных с оплатой реализованных товаров, работ или услуг).

Порядок заполнения этой 6-й графы для бумажных счетов-фактур не установлен.

Таблица. Коды видов операций

№ п/п	Наименование вида операции	Код вида операции
	Отгрузка (передача) или приобретение товаров, работ, услуг (включая посреднические услуги), имущественных прав, за исключением операций, перечисленных по кодам 03, 04, 06, 10, 11, 13
	Оплата, частичная оплата (полученная или переданная) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг (включая посреднические услуги)), передачи имущественных прав, за исключением операций, перечисленных по кодам 05, 06, 12
	Возврат покупателем товаров продавцу или получение продавцом возвращенных покупателем товаров
	Отгрузка (передача) или приобретение товаров, работ, услуг (за исключением посреднических услуг), имущественных прав на основе договора комиссии (агентского договора, в случае, если агент совершает действия от своего имени), за исключением операций, перечисленных по коду 06
	Оплата, частичная оплата (полученная или переданная) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг (за исключением посреднических услуг)), передачи имущественных прав на основе договора комиссии (агентского договора, в случае, если агент совершает действия от своего имени), за исключением операций, перечисленных по коду 06
	Операции, совершаемые налоговыми агентами, перечисленными в статье 161 Налогового кодекса
	Операции, перечисленные в подпункте 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса
	Операции, перечисленные в подпункте 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса
	Получение сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса
	Отгрузка (передача) или получение товаров, работ, услуг, имущественных прав на безвозмездной основе
	Отгрузка (передача) или приобретение товаров, имущественных прав, перечисленных в пунктах 3, 4, 5.1 статьи 154, в подпунктах 1–4 статьи 155 Налогового кодекса
	Оплата, частичная оплата (полученная или переданная) в счет предстоящих поставок товаров, передачи имущественных прав, перечисленных в пунктах 3, 4, 5.1 статьи 154, в подпунктах 1–4 статьи 155 Налогового кодекса
	Проведение подрядными организациями (заказчиками-застройщиками) капитального строительства, модернизации (реконструкции) объектов недвижимости

Следовательно, дублирование в данной графе даты составления счета-фактуры не будет нарушением.

В части 2 журнала также есть две графы – графа 2 «Дата получения» и графа 6 «Дата составления счета-фактуры». При этом датой получения электронного счета-фактуры считается дата направления покупателю счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора. Обратите внимание, должно быть еще и извещение покупателя о получении счета-фактуры.

При регистрации бумажных счетов-фактур каких-либо указаний в правилах нет. Но при заполнении графы 2 не забывайте, что дата получения счета-фактуры влияет на определение налогового периода, в котором у покупателя возникает право на вычет по НДС.

Книга покупок и книга продаж

С 1 января 2012 года поменяли свою форму книги покупок и книги продаж. Основные изменения связаны с появлением корректировочного счета-фактуры.

Организация может оформлять обе книги – как на бумаге, так и в электронном виде. Дополнительные листы книг покупок и книг продаж также должны составляться одним из этих двух способов в зависимости от того, как ведется сама книга.

По истечении квартала до 20-го числа следующего месяца составленные на бумажном носителе книги покупок и продаж нужно заверить личной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), прошнуровывать, а их страницы пронумеровать и скрепить печатью организации.

Составленные в электронном виде за квартал книги заверяются электронной цифровой подписью руководителя органи-зации или уполномоченного им лица. Это нужно сделать, только когда они представ-ляются в налоговый орган.

Книги покупок и книги продаж, а также дополнительные листы к ним нужно хранить не менее четырех полных лет с даты последней записи.

В чем новизна форм

Новые формы книг отличаются от старых наличием трех граф:

номер и дата исправления счета-фактуры продавца;
номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца;
номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца.

Часть граф переименована. В книге покупок изменились названия граф 6–12. Значительно поменялась только графа 6. Теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода.

А вот в книге продаж незначительно изменились наименования граф 4–9.

Исправление книг

Постановление № 1137 уточнило порядок внесения исправлений в книгу покупок и книгу продаж. В старых правилах не было четко прописано, как они корректируются в ситуации, когда счета-фактуры исправляются в том же периоде, в котором они зарегистрированы. Ранее требовалось, чтобы запись об аннулировании счета-фактуры производилась на дополнительном листе книги покупок в том периоде, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура. Такой же порядок был установлен и для изменений, вносимых в книгу продаж.

Теперь дополнительные листы оформляются, если изменения необходимо внести за прошедшие налоговые периоды. Корректировка за текущий период производится непосредственно в книге, а не на дополнительном листе. Для этого показатели стоимости и суммы налога аннулируемого счета-фактуры вписываются с отрицательными знаками. В отношении регистрируемого счета-фактуры пишутся положительные значения.

Это интересно

В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак.

Также по старым правилам не уточнялось, нужно ли указывать на дополнительных листах сведения об аннулируемых счетах-фактурах с отрицательным знаком. Теперь данное требование содержится в пункте 5 Правил по заполнению дополнительного листа книги покупок и пункте 3 Правил по заполнению дополнительного листа книги продаж.

Раньше не был урегулирован вопрос, в каком налоговом периоде нужно регистрировать в книге покупок исправленный счет-фактуру: в периоде получения первоначального или исправленного документа? Минфин России по этому поводу представлял разъяснения еще в письме от 3 ноября 2009 г. № 03-07-09/53. Исправленный счет-фактуру нужно было регистрировать в книге покупок в периоде его получения.

Данное требование теперь отражено и в новых правилах: исправленные счета-фактуры, в том числе корректировочные, регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты.

Если раньше для регистрации исправленного счета-фактуры в том периоде, когда был получен первоначальный, нужно было оформить дополнительный лист, то теперь этого делать нельзя.

В то же время суды неоднократно признавали, что право на вычет не зависит от того, в каком периоде был исправлен счет-фактура (постановления ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2011 г. № А55-14064/2009, ФАС Московского округа от 8 июня 2011 г. № КА-А40/7029-11). Этот вопрос остается спорным и на сегодняшний день.

Еще одним спорным положением нового порядка можно считать требование о том, что счета-фактуры, не соответствующие установленной форме и правилам ее заполнения, не регистрируются в книге покупок. То есть компания не сможет применить вычет НДС по счету-фактуре, который составлен не по установленной форме.

Однако стоит отметить, что основанием для отказа в вычете может являться только нарушение требований пунктов 5, 5.2, 6 статьи 169 Налогового кодекса (п. 2 ст. 169 НК РФ). А положение о том, что форма счета-фактуры устанавливается Правительством РФ, содержится в пункте 8 статьи 169 Налогового кодекса. Кроме того, ответственности за нарушение пункта 3 Правил ведения книги покупок не предусмотрено.

Если вы не готовы спорить с налоговыми органами, регистрируйте в книге покупок только те счета-фактуры, которые соответствуют действующей форме и правилам ее заполнения.

Пример заполнения новых форм документов

Для наглядности заполнения форм журнала учета счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж рассмотрим пример.

Пример

1. ООО «Альфа» 14 января 2012 года получило от ООО «Бета» предоплату за товар на сумму 118 000 руб. В связи с этим в части 1 книги учета счетов-фактур общество фиксирует с порядковым номером «1» счет-фактуру № 001 от 14 января 2012 г. на сумму 118 000 руб., в том числе НДС – 18 000 руб. Поскольку счет-фактура был составлен на бумаге, то в графе 2 книги организация проставит код «1», в графе 4 «Код вида операции» необходимо указать «02», поскольку это предоплата. Остальные графы книги заполняются в соответствии с данными, указанными в счете-фактуре. Поскольку данный счет-фактура первичный, то графы 7–10 и 16–19 не заполняются.

Выставленный счет-фактуру на полученную предоплату от ООО «Бета» необходимо зарегистрировать в книге продаж. В данном случае графы 1а, 1б и 1в не заполняются.

2. 24 января 2012 года ООО «Альфа» по счету-фактуре № 002 от 24 января 2012 г. отгрузило ООО «Мир» товары на сумму 236 000 руб., в том числе НДС 36 000 руб.

Условиями договора предусмотрено, что при оплате товаров в течение 10 дней предоставляется скидка в размере 10 процентов от стоимости. ООО «Мир» данное условие было выполнено, и оно получило скидку. В результате этого произошло изменение стоимости. Следовательно, ООО «Альфа» необходимо выставить корректировочный счет-фактуру.

27 января 2012 года был выставлен корректировочный счет-фактура № 003 от 27 января 2012 г. (исправление № 1 от 27 января 2012 г. к счету-фактуре № 002 от 24 января 2012 г.) (корректировка в сторону уменьшения на 23 600 руб., в том числе НДС 3600 руб.).

Таким образом, по операциям с ООО «Мир» общество должно произвести следующие записи в журнале учета счетов-фактур:

– в строке с порядковым номером «2» фиксируется первичный счет-фактура № 002 от 24 января 2012 г. (графы 7–10 и 16–19 остаются незаполненными);

– в строке с порядковым номером «3» отражается корректировочный счет-фактура № 003 от 27 января 2012 г.

При этом в графах 5 и 6 указываются номер и дата составления первичного счета-фактуры. В графе 7 указывается номер корректировочного счета-фактуры – № 003, в графе 8 отражается дата составления корректировочного счета-фактуры – 27 января 2012 г. и далее в графе 9 указывается «1» (номер исправления) и в графе 10 – 27 января 2012 г. (дата исправления). Графы с 11 по 13 заполняются так же, как и при регистрации обычного счета-фактуры. Графы 14–15 при регистрации корректировочного счета-фактуры не заполняются.

Поскольку произошло снижение стоимости товаров, то заполняются графы 16 и 18, в которых указывается соответственно разница в стоимости по корректировочному счету-фактуре с учетом НДС и разница самого НДС. Графа 16 будет отражать следующую разницу 23 600 руб., а графа 18 – 3600 руб.

В книге продаж делаются следующие записи: фиксируется первичный счет-фактура № 002 от 24 января 2012 г. Поскольку счет-фактура первичный, то графы 1а, 1б и 1в не заполняются.

Так как ООО «Альфа» был выставлен корректировочный счет-фактура и произошло снижение стоимости, то у организации возникает право на вычет НДС. Следовательно, разницу в сторону уменьшения необходимо отразить в книге покупок ООО «Альфа». Об этом сказано в пункте 6 Правил ведения книги покупок.

Соответственно в ней делаются следующие записи: в строке с порядковым номером «1» регистрируем корректировочный счет-фактуру № 003 от 27 января 2012 г. При этом в графах 2 и 2а книги покупок указываются соответствующие данные из строки 1б корректировочного счета-фактуры. Поскольку в нашем случае исправлений корректировочного счета-фактуры не было, то графа 2а книги покупок будет пустой. Обратите внимание, что в графе 7 книги покупок указываются данные из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 9 корректировочного счета-фактуры, то есть необходимо отразить сумму уменьшения стоимости – 23 600 руб. Аналогично заполняются и графы 8а и 8б, только в эти графы переносятся соответственно данные из граф 5 и 8 корректировочного счета-фактуры.

3. 10 февраля 2012 года ООО «Альфа» отгрузило по счету-фактуре № 004 от 10 февраля 2012 г. в адрес ООО «Позитив» товары на сумму 177 000 руб., в том числе НДС 27 000 руб. Но 13 февраля стоимость товаров изменилась в сторону увеличения. Следовательно, ООО «Альфа» необходимо составить корректировочный счет-фактуру № 005 от 13 февраля 2012 г. на увеличение всего 59 000 руб., в том числе НДС 9000 руб.

В этом случае в журнале учета делаются записи аналогично пункту 2 примера (регистрируются первичный счет-фактура № 004 от 10 февраля 2012 г. и корректировочный – № 005 от 13 февраля 2012 г.).

Поскольку произошло увеличение стоимости, то, согласно пункту 7 Правил ведения книги продаж, в графе 4 книги продаж указываются данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 9 корректировочного счета-фактуры, то есть 50 000 руб. Аналогично заполняются и графы 5а и 5б, только в эти графы переносятся соответственно данные из граф 5 и 8 корректировочного счета-фактуры.

Таким образом, у ООО «Альфа» журнал учета счетов-фактур, книга покупок и книга продаж будут выглядеть так: скачать файл

Д. Начаркин, редактор-эксперт

Каждая компания должна вести журнал учета счетов-фактур, которые были получены и выставлены за определенный налоговый период. Он может иметь электронный вид либо классический бумажный с прошивкой и нумерацией страниц, а также печатью предприятия.

Основу данного документа составляют две таблицы: в одной из них учитываются выставленные, а во второй - полученные счета-фактуры, причем все они подлежат в обязательном порядке регистрации с четким соблюдением хронологического порядка.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Правилами предписывается хранение журнала предприятием на протяжении четырехлетнего периода вместе со всеми первичными документами, которые служат подтверждением вычета НДС.

Основные положения

Кто обязан регистрировать

Вопрос о том, кто сдает журнал учета, был отрегулирован изменениями в законодательстве, вступившими в силу в начале 2019 года.

Если ранее заполнение было обязанностью каждого предприятия, независимо от рода его деятельности, при условии, что оно работает со счетами-фактурами, то теперь это должны делать только:

посредники, действующие от собственного имени, но в интересах заказчика, с которым заключен соответствующий договор;
ведущие деятельность, связанную с услугами транспортировки;
те, кто выступает застройщиком на собственном участке земли.

Регистрация должна осуществляться и индивидуальными предпринимателями, и юр. лицами, независимо от того, какая система налогообложения ими используется.

Отмена и изменения в правилах

В апреле 2019 года в законодательстве, регулирующем налоговый и бухгалтерский учет, произошли изменения, направленные на то, чтобы сделать процесс учета более простым.

Основные нововведения заключаются в следующем:

ведение журналов учета счетов-фактур является необязательным для налогоплательщиков НДС;
форма счета-фактуры может подписываться не самими предпринимателями, а лицами, имеющими на это соответствующие полномочия;
начисление НДС при продаже недвижимости исчисляется на тот момент, когда объект непосредственно передается новому собственнику;
внесены изменения в правила, касающиеся суммовых и курсовых разниц, которые объединяются общим термином «курсовые разницы»;
отменено обязательство единовременного учета расходов на инвентарь и спецодежду;
установлен порядок, по которому учитывается в стоимости имущество, полученное или переданное безвозмездно (его рыночная стоимость может быть списана в расходы);
исключен из налогового учета ;
уточнен вопрос о включении убытка от уступки права требования долга в категорию расходов (в 2019 году отрицательную разницу между полученным от продажи права требования долга доходом и ценой товара/услуги учитывают в расходах на дату, когда была совершена покупка).

Книги покупок и продаж

С августа 2019 года подлежат применению новые формы как журнала учета, так и книг приобретений и продаж.

В книге покупок произошли следующие изменения:

2-я графа	Появилась она под названием «Код вида операции».
3-я графа	Касается номера и даты счета-фактуры продавца теперь вносится номер таможенной декларации либо номер с датой заявления относительно товароввоза и уплаты непрямых налогов в зависимости от страны, из которой ввозится товар.
7-я графа	Предполагает внесение реквизитов документов, служащих подтверждением фактической уплаты НДС.
11-я и 12-я графы	Касается сведений и деятельности посредников.
14-я графа	Предназначена для наименования и кода валюты, заполнения которой требуется исключительно в тех случаях, когда покупка товаров происходит за иностранную валюту. Во всех остальных ситуациях она не заполняется, то есть остается пустой.

Не обошлась без изменений и книга продаж. В частности, более нет необходимости вносить в нее корректировочные счета-фактуры, которые составляются продавцом, если происходит увеличение стоимости отгруженной продукции в пределах налогового периода, когда собственно отгрузка состоялась.

Кроме того, в бланк были добавлены такие графы:

Требования к заполнению журнала счетов-фактур

Базовых требований, которых следует придерживаться, заполняя журнал учета счетов-фактур, достаточно мало. Одно из главных требований касается обязательного наличия нумерации страниц документа. Кроме того, он непременно должен быть прошит.

В случае использования компьютерных программ, например 1С 8.3, для ведения журнала регистры непременно подлежат выводу на бумажный носитель с нумерацией и прошивкой.

Компания, которая ведет учетный журнал, самостоятельно имеет право определять, за какой временной период будет происходить его формирование. Неведение данного документа не предусматривает никакой иной ответственности, кроме 50-рублевого штрафа в соответствии со 126-й статьей НК РФ.

Оговариваемые законом операции

Товар комитента и свой

Если посредник действует в одно и то же время и как комиссионер (агент), и поставщик, то приобретателю выставляется счет на полный товарный объем. При этом в роли продавца посредник указывает непосредственно себя, несмотря на то, что там присутствует также товар принципала.

Счет-фактура проходит регистрационный процесс в книге продаж, а также журнале посредника и книге покупок клиента. После этого комитенту направляются данные счета, чтобы он мог перевыставить документа уже на посредника.

В этом перевыставленном счете находит отражение уже исключительно тот товар, собственником которого является комитент. Регистрация требуется в книге продаж принципала и в журнале посредника.

Для комитента (принципала)

При закупке товара посредником лично от себя для принципала выставление счета поставщиком осуществляется на имя посредника. Регистрация должна быть произведена в посредническом журнале, в его книге приобретений и книге продаж поставщика.

Сводные вариации

Допускается выставление посредником на имя принципала сводного счета-фактуры с включением туда товара, купленного у различных поставщиков. Точно также принципал может выставлять сводный счет-фактуру с включением товара, проданного нескольким покупателям.

В случае продажи принадлежащего принципалу товара множественному числу клиентов на имя каждого из них выставляются обособленные счета, которые вносятся в соответствующие книги покупок.

После этого от посредника принципал получает данные относительно всех осуществленных продаж, а комитент, в свою очередь, выставляет общий счет на проданный объем товара. Регистрация данного общего счета производится в журнале посредника и книге продаж принципала.

При покупке для комитента товара посредником ему вручаются от поставщиков счета-фактуры. Эти выданные документы подлежат регистрации в журнале и книгах продаж поставщиков. После этого комитенту от посредника выставляется общий счет-фактура на купленный у всех продавцов товар. Регистрация данного совокупного счета осуществляется в журнале посредника и книге приобретений принципала.

Бывают случаи, когда посредник в один день получает от ряда покупателей предоплату за поставку в будущем товара, который принадлежит принципалу. При этом обязанностью посредника является выставление отдельных счетов по авансам каждому из клиентов. Данные счета должны пройти регистрацию в журнале и книгах покупок этих клиентов.

В дальнейшем принципалу приходит от посредника сообщение относительно всех авансов, и комитент выставляет общий счет по авансам, регистрируемый в журнале посредника и книге продаж принципала.

Прочие ситуации и пути их решения

Нюансы для комиссионеров

Если комиссионеры осуществляют покупку каких-либо товаров от своего имени для комитентов, то заключение соглашения происходит между комиссионерами и продавцами. При предоставлении счета на покупку продукции от собственного имени на основании счетов от продавцов образец бланка комиссионера должен быть сохранен в журнале.

Важные моменты, которые должны учитываться комиссионером:

на вознаграждения, получаемые им, должны быть предоставлены бланки комитентам (как собственно на вознаграждение, так и на товар);
принятые от продавцов счета не подлежат регистрации в книге приобретений;
выставленный комиссинером на имя комитентов счет отражается исключительно в отношении сумм, используемых в качестве вознаграждения для него;
регистрироваться должны счета, составленные комитентами согласно сведениям, которые были получены от комиссионеров.

Посредническая деятельность

В число главных обязанностей посредника входит совершение операций от собственного имени за деньги, предоставленные поручителями, а также реализация действий не только за деньги поручителей, но и от их лица. Второй вариант предполагает выдачу счета либо от лица поручителей клиенту, либо от лица поставщика поручителям.

Осуществление подобных операций предполагает наличие поручительства либо агентского договора. При этом нет необходимости соблюдать правила, касающиеся составления счетов-фактур и их хранения.

Реализовывать операции от имени посредников можно, если поручения выполняются согласно договорам комиссии, агентским контрактам, предусматривающим выполнение действий агентами от себя.

Упрощенная схема

Предприятия, работающие на УСН, в ряде случаев должны осуществлять выставление счетов-фактур и, как следствие, заполнять журнал их учета.

По постановлению от июля 2019 года это требуется тогда, когда продукция приобретается у иностранной компании, находящейся за границей, но реализующей продукцию в РФ, а также тогда, производится аренда имущественных объектов, входящих в государственный и муниципальный фонды.

На протяжении 5-дневного срока компания, работающая по «упрощенке», сама себе выписывает счет-фактуру и производит его регистрацию в журнале.

Коррекция документов после сдачи

Действующее законодательство не прописывает обязательность сдачи откорректированного журнала учета в том случае, если он был сдан в ИФНС, после чего в нем обнаружились недочеты. Тем не менее, целесообразнее все-таки ошибки исправить и направить в ИФНС отредактированный вариант.

Для внесения в документ правок вначале следует произвести аннуляцию некорректного счета. Делается это путем отражения товарной цены и налоговой суммы со знаком «минус» и регистрации правильной версии счета-фактуры со знаком «плюс».

Допустим, посредником для заказчика был куплен товар, а впоследствии было обнаружен в его бухгалтерии, что журнал учета за второй квартал содержит неверные реквизиты полученного от продавца счета-фактуры. Сам журнал уже отправлен в налоговую инспекцию.

В таком случае бухгалтером в 1-й части журнала неверная запись аннулируется, и суммовые показатели указываются со знаком «минус». Следующая строка заполняется аналогично аннулированной и корректируется 12-я графа, в которой указывается верный номер счета. Стоимостные показатели сопровождаются знаком «минус».

Во второй части журнала неверная запись также аннулируются, но коррекции подвергается уже 4-я графа, в которой правится номер счета. При этом стоимостные показатели указываются с знаком «плюс», что служит подтверждением их достоверности.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Ведение счетов-фактур

Учет счетов-фактур выданных

Порядок исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость традиционно считается наиболее сложным. НДС «сопровождает» большинство сделок по приобретению и продаже активов организации и имеет многочисленные нюансы исчисления. Специфика налогового учета НДС заключается в том, что он хотя и базируется на данных бухгалтерского учета, но в отличие от всех остальных налогов ставит сам бухгалтерский учет в жесткую зависимость от выполнения различных требований.

Оформление счетов-фактур

В счете-фактуре должны быть указаны:

1. порядковый номер и дата ее выписки

2. наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя

3. наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя

4. номер платежно-кассового документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнение работ, оказание услуг)

5. количество (объем) поставляемых или отгруженных по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения

6. цена без учета налога

7. сумма акциза по подакциозным товарам

8. налоговая ставка

9. стоимость всего количества поставляемых по счету-фактур товаров с учетом суммы налога

Счет-фактура подписывается руководителем или главным бухгалтером организации в соответствии с приказом по организации.

Рассмотрим порядок заполнения реквизитов экранной формы документа «Счет-фактура выданный».

На первой закладке приводятся сведения для заполнения реквизитов шапки счета-фактуры, а также указываются свойства заполняемого экземпляра документа и порядок формирования бухгалтерских записей при его проведении.

Каждому новому счету-фактуре программа автоматически присваивает уникальный номер в порядке возрастания. В реквизите «Договор» указывается основание расчетов. Когда счет-фактура выписывается на основании другого документа, реквизит заполняется автоматически.

В табличной части указываются сведения об оказанных услугах. При проведении формируется проводка по начислению налога на добавленную стоимость.

Рисунок 6 - Счет-фактура выданный

Учет счетов-фактур полученных

Документ «Счет-фактура полученный» имеет экранную форму для ввода значения реквизитов, но не имеет печатной формы для вывода на печать. Кроме того, в экранной форме отсутствует табличная часть, поскольку в ее заполнении нет необходимости. Все счета-фактуры, полученные в налоговом отчетном периоде подшивают и пронумеровывают. Они образуют журнал учета счетов-фактур полученных. Для проверки журнал дополнили реестром зарегистрированных в информационной базе счетов-фактур, полученных от поставщиков. (Приложения В, Г).

Средства получения результатной информации

Основной этап работы с компьютерной бухгалтерией включает обобщение учетных данных, накопленных в информационных массивах, и формирование различных отчетных форм. Средством получения результатной информации в компьютерной бухгалтерии являются отчеты.